Du willst die Effizienz in deinem Unternehmen erhöhen und Zeit sparen? Am besten soll dein Unternehmen dabei noch wachsen? Wunschdenken …
NEIN! Dies ist absolut möglich, denn Standardarbeitsanweisungen (SOPs) sind der erste Schritt, der es dir ermöglicht, mehr an deinem Unternehmen zu arbeiten und nicht nur im Unternehmen! Mit anderen Worten, du kannst dich so endlich wieder auf die Dinge konzentrieren, die dir wichtig sind. Nutze die durch SOPs dazugewonnene Zeit, um dich und dein Unternehmen weiterzubringen!
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Disclaimer: Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird auf die gleichzeitige Verwendung der Sprachformen männlich, weiblich und divers (m/w/d) verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichermassen für alle Geschlechter.
Was genau sind Standardarbeitsanweisungen (SOPs)?
Definitionsgemäss sind Standardarbeitsanweisungen (standard operating procedures – SOPs) schrittweise Prozesse, welche für die Ausführung bestimmter, sich wiederholender Aufgaben, erforderlich sind. SOPs sind detaillierte Anweisungen, die beschreiben, wie ein Unternehmen, eine Organisation oder eine Person Aufgaben auf einer wiederkehrenden Basis erledigt. Sie helfen allen Beteiligten, sich zu verständigen, was wann, wie und warum zu tun ist. Auch geben SOPs die Zuständigkeiten, die zur Durchführung verfügbaren Ressourcen und das Ziel des Prozesses an.
Organisationen können so effizienter gestaltet werden und Aufgaben, die mehrere Schritte erfordern, in einem leicht zu verfolgenden Prozess vereinfacht werden.
Einige Bereiche, für die SOPs sinnvoll sind:
- Kundendienstfunktionen: z.B. Start der Zusammenarbeit mit einem Kunden
- Personalfunktionen: z.B Rekrutierung neuer Teammitglieder
- Marketingfunktionen: z.B. Erstellen und Veröffentlichen von Content
- Vertriebsfunktionen: z.B. Erstellung eines Angebots oder einer Offerte
- Arbeitsabläufe: z.B. Verpacken von Aufträgen
- Buchhaltungsaufgaben: z.B. Rechnungsstellung
Nun aber genug von Prozessen. Bei Standardarbeitsanweisungen geht es um weit mehr als nur Dokumentation – es geht um Unternehmenswachstum!
6 Top-Gründe, warum du heute noch SOPs einrichten solltest:
1. Ermöglichung von Unternehmenswachstum
Die Bedürfnisse eines Unternehmens entwickeln sich im Laufe der Zeit, wodurch der Bedarf an effizienteren und skalierbaren Prozessen steigt. Die Etablierung von SOPs, von Verfahren und Richtlinien bis hin zu Workflow-Aufgaben, maximiert die Effizienz, ohne dabei die Qualität zu beeinträchtigen.
2. Prozesse effizienter gestalten
Die Einführung von Standardarbeitsanweisungen hilft dir zu sehen, wie effizient und effektiv jeder Prozess ist und welche Prozesse modifiziert oder ganz weggelassen werden müssen. Es geht nicht darum, deine Prozesse zu dokumentieren, sondern darum, zuerst die richtigen Prozesse zu etablieren, bevor du mit der Verbesserung der Effizienz beginnst.
3. Fähigkeiten ausbauen
SOPs helfen auch deinem Team zu wachsen. Deine Teammitglieder müssen sich nicht mehr den Kopf zerbrechen und sich fragen, ob sie alles richtig machen. Stattdessen können sie ihre Aufgaben schnell erledigen und sich verstärkt darauf konzentrieren, ihre Fähigkeiten auszubauen.
4. Schulungen skalieren
Einfache, dokumentierte Verfahren werden zu Schulungshandbüchern. Wenn ein neues Teammitglied eingestellt wird, kann es sich dadurch schnell einarbeiten, ohne dass du die Arbeit überwachen musst. Wenn dein Unternehmen wächst, wirst du nicht mehr die Zeit haben, jeden neuen Mitarbeiter zu schulen. Ab hier übernehmen die SOPs!
5 Qualitätsstandards beibehalten
Guter Kundenservice beruht auf einer Kultur der Exzellenz. Durch die Einführung von Standardarbeitsanweisungen kannst du sicherstellen, dass alle Mitarbeiter immer jedem Kunden den gleichen hochwertigen Service bieten.
6. Zeit für Urlaub
Das sollte Motivation genug sein, um SOPs einzuführen und Prozesse, Delegationen und Befähigungen zu automatisieren! 😉
Wie kannst du nun eine zielführende SOP schreiben und worauf solltest du dringend achten?
Hier erfährst du, wie du ganz einfach SOPs in deinem Unternehmen oder deiner Organisation implementieren kannst und so endlich wieder Zeit für deine Hauptaufgaben hast.
So schreibst du eine SOP, die dein Unternehmen voranbringt:
- Identifiziere die Kernprozesse, die standardisiert werden müssen und überlege, welche Aufgaben sich in deinem Unternehmen wiederholen.
- Erfasse und dokumentiere den Prozess in klaren und einfachen Sätzen. Denke währenddessen immer an deine Zielgruppe und füge nach Möglichkeit Screenshots, Bildschirmaufnahmen oder Grafiken hinzu, um den Vorgang zu verdeutlichen.
- Implementiere die SOPs und kommuniziere die Prozesse und Anpassungen gegenüber deinen Mitarbeitern.
- Optimiere und aktualisiere regelmässig deine SOPs. So bleiben die Prozesse aktuell und effizient.
- Automatisiere alles, was möglich ist.
Fazit
SOPs kannst du klar zu deinem Vorteil nutzen und so die Effizienz in deinem Unternehmen erhöhen und Zeit sparen! Wenn du alle deine Prozesse überprüfst und entscheidest, welche davon automatisiert werden können, kannst du dich anschliessend auf die Arbeit konzentrieren, für die du am besten geeignet bist. Dazu gehören die Arbeit an deinem Unternehmen, Kundenservice, Personalwesen, Marketing und Verkauf.
Worauf wartest du also? Es ist Zeit durch Automatisierungen und SOPs die Effizienz in deinem Unternehmen zu erhöhen und Zeit sparen! Konzentriere dich endlich wieder auf die wichtigen Dinge im Leben, während dein Unternehmen wächst!
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Lukas Sprung ist Gründer und Geschäftsinhaber der Sprung Consulting GmbH. Der gebürtige Schweizer ist Multi-Unternehmer mit Leidenschaft. Mit Sprung Consulting hat er seine Vision erfüllt, um auch andere Unternehmer beim Unternehmensaufbau und dem Wachstum zu unterstützen. Gemeinsam mit seinem Team hat er in den letzten 11 Jahren 7 eigene erfolgreiche Unternehmen gegründet und viele Geschäftsinhaber beim erfolgreichen Unternehmensaufbau unterstützt. Aber nicht nur im Business geht es für Lukas Sprung hoch hinaus. In seiner Freizeit geht er seinem liebsten Hobby, dem Gleitschirmfliegen nach.
Fotocredit: Sprung Consulting, Pexels