6 Gründe, warum asynchrone Kommunikation für Remote-Teams von Vorteil ist

Dieser Artikel und alle Methoden gelten auch für die Arbeit vor Ort im Büro.

Die vergangenen beiden Jahre haben dem Konzept der „neuen Normalität“ eine ganz neue Bedeutung verliehen. Es ist ein Wort, das so oft in den Mund genommen wird und es hat zuletzt jeden Aspekt unseres Lebens durchdrungen. Unsere einstmals stolze Bürokultur wurde durch das Homeoffice ersetzt – das ultimative „neue Normal“ für Unternehmen in aller Welt. Wir mussten das Familienleben und den Neunen eingeschränkten Alltag mit unseren üblichen Arbeitsroutinen in Einklang bringen und wechselten ständig von Videoanrufen zu E-Mails, um „auf dem Laufenden“ zu bleiben.

Die wachsende Beliebtheit des Remote-Modells hat viele dazu veranlasst, diese traditionelle Art der Kommunikation zu hinterfragen. Der Trend zur sofortigen Beantwortung, auch bekannt als synchrone Kommunikation, kann sich negativ auf die Produktivität auswirken, wenn er zu lange anhält. Deshalb hat sich das Gegenstück, die asynchrone Kommunikation, bei Remote-Teams immer mehr durchgesetzt.
Doch was ist hier eigentlich genau der Unterschied?

Asynchrone vs. synchrone Kommunikation

Asynchrone (async) und synchrone (sync) Kommunikation gehen Hand in Hand. Um optimal zu arbeiten und beste Ergebnisse erzielen zu können, müssen Remote-Teams beides kombinieren. Einfach ausgedrückt ist synchrone Kommunikation der Austausch von Informationen in Echtzeit, während asynchrone Kommunikation der Austausch von Informationen ohne unmittelbare Reaktion ist.

• Synchrone Kommunikation: persönliche Treffen, Videokonferenzen, digitale Nachrichten via Slack, WhatsApp, Discord, Microsoft Teams usw. (wenn der Empfänger nahezu in Echtzeit antwortet)

• Asynchrone Kommunikation: E-Mail bis hin zu kollaborativen Dokumenten und Diskussionsforen

Die zunehmende Digitalisierung hat zu einem starken Anstieg der synchronen Kommunikation wie Videoanrufen und Videokonferenzen geführt. In einer Umgebung ohne Büros ist es notwendig, eine starke Teamkultur unter den Kollegen zu entwickeln und auf dem Laufenden zu bleiben, daher ist dieser Schritt durchaus verständlich und essenziell.

Synchronisierte Kommunikation ist für den Aufbau zwischenmenschlicher Beziehungen und Interaktionen zwar wichtig, sollte aber nicht überstrapaziert werden. Ein Übermass an Synchronisierungskommunikation kann zu Zeitverschwendung führen, da die Mitarbeiter mehr Zeit damit verbringen, auf Nachrichten zu reagieren, als sich direkt auf die Projekte zu konzentrieren.

Überlege dir daher, wie du die asynchrone Kommunikation maximieren kannst, um ein reibungsloses und produktiveres Ergebnis mit deinem Remote-Team zu erzielen.

Du weisst nicht, wie und wo du anfangen sollst? Wir haben eine praktische Liste von Dingen zusammengestellt, die du tun kannst, um das Beste aus deiner asynchronen Kommunikation herauszuholen.

Unsere Do´s der asynchronen Kommunikation:

• „async-freundliche“ Kommunikationsplattformen:
  Verwende Plattformen, die sich auf die Zusammenarbeit konzentrieren.
  z.B.: Diskussionsforen und Team-Software für die Zusammenarbeit

• Eindeutige Formulierungen:
  Achte beim Versenden einer asynchronen Nachricht darauf, dass diese alle Informationen enthält und keinen Raum für Interpretationen offen lässt. Dadurch wird der Bedarf an Rückfragen und Mitteilungen reduziert.

• Video-Calls & Check-Ins:
  Auch wenn Remote Teambesprechungen per Videoanrufe wichtig sind, sollte der Wert von Check-Ins -besonders bei grösseren Teams – nicht unterschätzt werden. Nicht alle Aktualisierungen müssen synchronisiert erfolgen und kurze Check-Ins sind hilfreich, wenn du dich an den Zeitplan aller Beteiligten anpassen musst. Ebenso können hier persönlichere Fragen wie “Wie geht es dir? Wo stehst du mit Projekt xy?” gestellt werden.

• Unterschied zwischen dringenden und nicht dringenden Informationen:
  Richte ein System ein, mit dem dringende Informationen sofort weitergeleitet werden können. Wichtige Informationen bezüglich Projekten und Arbeit können durch asynchrone Kommunikation weitergegeben werden, wodurch mehr Zeit für die Erledigung der Arbeit bleibt.

• Mitarbeiterverwaltungssoftware:
  Die ideale Lösung, Leistung und Engagement deines Teams über bestimmte Zeiträume hinweg zu verfolgen. Auf diese Weise kannst du auch aufzeichnen, welche asynchronen Kommunikationen für dein Remote-Team funktionieren und welche nicht.

So weit, so gut. Du bist aber immer noch nicht von den positiven Aspekten der asynchronen Kommunikation überzeugt?

6 Gründe, warum asynchrone Kommunikation für Remote-Teams von Vorteil ist:

1. Fördert intensive Arbeit

Synchrone Kommunikation ist wichtig, um Beziehungen zu pflegen und dringende Informationen weiterzugeben, aber sie führt auch oft zu Arbeitsunterbrechungen. Die Erwartung, sofort antworten zu müssen, ist nicht gerade förderlich für die Konzentration und ständige Videokonferenzen können sehr anstrengend sein. Die Lösung liegt daher in der asynchronen Kommunikation!

Synchrone Kommunikation bringt zwar ebenfalls positive Arbeitsergebnisse, jedoch sind diese lediglich von geringem Wert und beinhalteten keine wichtigen Aspekte eines Projekts. Zusätzlich verleitet diese oft zu oberflächlicher Arbeit, während die asynchrone Kommunikation den deep work mode fördert.
Deep work ist definiert als jede Tätigkeit, die in einer ungestörten Umgebung stattfindet, in der es nur wenige Ablenkungen gibt und wertorientierte Aufgaben im Mittelpunkt stehen. Die Teammitglieder haben dadurch Zeit, über längere Zeiträume fokussiert an einem Projekt zu arbeiten, ohne durch Nachrichten oder Meetings abgelenkt zu werden.

Die Auswirkungen der asynchronen Kommunikation auf die Arbeit führen folglich nicht nur zu schnelleren und effizienteren Projektzeitplänen, sondern auch zu einer höheren Gewinnspanne. Indem du deinen Teammitgliedern Zeiträume mit ununterbrochenen Arbeitsabläufen einräumst, kann sich dein Unternehmen auf die Aufgaben konzentrieren, die wichtig sind und den grössten Nutzen bringen.

2. Führt zu höherer Produktivität

Remote arbeiten mag die neue Norm sein, aber das macht es nicht unbedingt einfach. Deine Teammitglieder haben alle unterschiedliche Zeitpläne und Verpflichtungen während des gesamten Tages – zusätzlich zu ihren Arbeitszeiten. Wenn sie von zu Hause aus arbeiten, müssen sie möglicherweise noch andere Verpflichtungen wie Kinderbetreuung und Familie unter einen Hut bringen. Hier ist es wichtig, dass die Kommunikation stimmt.

Maximiere die asynchrone Kommunikation mithilfe von Diskussionsforen, Software für die Zusammenarbeit und E-Mails (ohne Benachrichtigungen) und gib so deinem Team mehr Flexibilität und Freiheit, die Arbeit an ihre Zeitpläne anzupassen. Dadurch können die wichtigen Aufgaben priorisiert werden und es bleibt weniger Raum für synchrone Kommunikation, die im unmittelbaren Moment wenig Wert hat. Ergo kann mehr Arbeit, zusätzlich zu den persönlichen Prioritäten, erledigt werden und dein Team hat mehr Kontrolle über seinen Arbeitstag! Die Produktivität jedes einzelnen wird immens gesteigert!

3. Weniger Stress – sinkendes Burnout Risiko

Die Pflicht, ständig erreichbar zu sein (Nachrichten beantworten und für Anrufe zur Verfügung zu stehen), kann dein Team unter Stress setzen und oftmals zu Burnout führen. Mit der asynchronen Kommunikation wird dieser Stress verringert, da alle Beteiligten mehr Kontrolle und Flexibilität erhalten und die ständige Erreichbarkeit nicht zwingend erforderlich ist.

Remote Arbeiten bedeutet somit nicht, 24/7 hinter dem Schreibtisch zu sitzen. Teammitglieder verfallen oft dem Credo, rund um die Uhr auf Nachrichten und Mitteilungen reagieren zu müssen, manchmal sogar nach Feierabend. Fördere bewusst die asynchrone Kommunikation und ermuntere dein Team, nach bestimmten Stunden abzuschalten! Alle Geräte und zum Arbeiten benötigten Utensilien sollten nach Feierabend bewusst zur Seite geräumt werden. Benachrichtigungen und Nachrichtenkanäle für ein bestimmtes Zeitfenster stumm zu stellen kann dem ebenfalls entgegenwirken.

Denke daran: Remote Arbeiten mag anders sein, aber das bedeutet nicht, dass sich der Ansatz für das Wohlbefinden deines Teams ändern sollte. Ein Übermass an synchroner Kommunikation wirkt sich oft negativ auf das Wohlbefinden deines Teams aus. Daher: maximale asynchrone Kommunikation in deinem Team! Weniger Burnout und weniger Stress führen zu zufriedeneren Mitarbeitern – und damit zu besserer Arbeit und Erfolg.

4. Neue Möglichkeiten

Remote work eröffnet die Möglichkeit eines flexibleren Ansatzes für die Teambildung und das Onboarding. Du kannst Mitarbeiter aus der ganzen Welt rekrutieren und ein vielfältiges Team zusammenstellen. Leider es ist fast unmöglich, ein Team mit Mitarbeitern aus der ganzen Welt allein mithilfe von Synchronisation aufzubauen. Die Notwendigkeit, sofort auf eine Kommunikationslinie zu reagieren, führt durch Zeitzonenüberschneidungen zu verzögerten Reaktionszeiten und grösserem Stress durch längere Wartezeiten.

Auch hier ist die asynchrone Kommunikation wichtig! Du kannst eine aufgezeichnete Version eines Meetings hochladen, damit diejenigen, die es verpasst haben, es nachholen können. Asynchrone Plattformen wie Diskussionsforen und Software für die Zusammenarbeit ermöglichen zusätzlich das Arbeiten in verschiedenen Zeitzonen.

Dein Team muss sich also nicht auf einen bestimmten Bereich dieses Planeten beschränken. Asynchrone Kommunikation macht den Aufbau eines vielfältigen und globalen Teams zu einem realisierbaren Ziel! Mitarbeiter mit neuen Perspektiven einzustellen und unterschiedliche Werte und Ansätze in deinem Unternehmen zu kombinieren kann dich direkt zum nächsten Level in deinem Unternehmen bringen!

5. Ermutigt zu Proaktivität

Vermeide Missverständnisse durch asynchrone Kommunikation und beobachte, wie dein Team proaktiver wird. Die synchrone Kommunikation ist zwar schneller, führt aber oft zu unüberlegten Reaktionen und weniger durchdachten Ideen. Durch die längere Bearbeitungszeit aufgrund der asynchronen Kommunikation kann dem entgegengewirkt werden. Jeder Mitarbeiter hat so mehr Zeit, über eine Frage oder Anfrage nachzudenken und kann diese reflektiert beantworten.

Asynchrone Kommunikation erfordert mehr Klarheit und mit der Zeit wird dein Team lernen, überlegter zu antworten, sodass die Notwendigkeit einer Klärung bei eventuellen Missverständen entfällt. Dieses Hin und Her der Kommunikation, das so oft mit der synchronen Kommunikation verbunden ist, behindert nur die Arbeit und die Effizienz von Projektzeitplänen. Kannst du dies vermeiden, wird die Kommunikation in deinem Team klarer und reibungsloser ablaufen, was zu einer höheren Qualität der Kommunikationslinien und Antworten führt.

6. Erhöhte Transparenz

Asynchrone Kommunikation bedeutet letztlich auch, dass Informationen zu einem späteren Zeitpunkt in schriftlicher Form oder in Form von vorab aufgezeichneten Videos und Audios weitergegeben werden können. Infolgedessen kann dein Team die Ziele eines bestimmten Projekts oder die an sie gestellten Erwartungen erneut ansehen und besprechen, was zu mehr Transparenz führt. Synchrone Kommunikation ist nützlich, wenn es darum geht, Aufgaben zu delegieren und ein Projekt zu Beginn zu erläutern, aber es ist genauso wichtig, diese Informationen später ebenfalls zur Verfügung zu stellen.

Ob in schriftlicher Form oder in Form von aufgezeichneten Videos, die asynchrone Kommunikation macht noch einmal mehr deutlich, was von deinem Team erwartet wird und wie der Zeitrahmen aussieht. Auf diese Weise weiss jeder, woran er arbeitet und erhält für einen besseren Gesamtüberblick auch Zugang zu anderen Bereichen des Projekts.

Transparenz ist unglaublich wichtig für das Wachstum deines Teams und die Geschäftsentwicklung – sie schafft Vertrauen und ermöglicht es deinem Team, die Vision hinter den Geschäftszielen wirklich zu verstehen.

Wir halten fest: Asynchrone Kommunikation ist ideal – gerade beim Remote-Modell – für die Entwicklung einer starken Arbeitsmoral und das Wachstum deines Unternehmens. Wenn du deinen Mitarbeitern mehr Kontrolle und Freiraum gibst, kann dein Team gleichzeitig mehr Zeit in wichtige Aufgaben investieren. – Willkommen in einer produktiveren. proaktiveren Umgebung!

Aber, bei aller asynchronen Kommunikation … die synchrone Kommunikation sollte nicht völlig vergessen werden! Die richtige Balance beider Komponenten zu finden ist der Schlüssel, um optimale Ergebnisse für dein Remote-Team zu erzielen.

Also kurzer Reminder: Synchrone Kommunikation fördert die Zusammenarbeit und ist während des Onboarding-Prozesses extrem wichtig, beispielsweise wenn sich ein neues Teammitglied in seiner neuen Umgebung „zu Hause“ fühlen muss. Sie eignet sich hervorragend für die Pflege von Beziehungen und die Entwicklung von Verbindungen innerhalb deines Teams, daher sollten regelmässige Team-Meetings und Team-Events stattfinden.

Fazit

Asynchrone und synchrone Kommunikation sind ein integraler Bestandteil des Geschäftslebens. Dennoch kann es schwierig sein, sie gleichmässig zu gewichten. Als Faustregel gilt, dass die meisten Routinevorgänge des Tagesgeschäfts asynchron erledigt werden sollten, während die teambildenden Massnahmen wie Meetings und Check-Ins der synchronen Kommunikation vorbehalten sind.

Du bist noch unsicher wie du als synchrone und asynchrone Kommunikation in deinem Unternehmen einsetzen sollst?

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Fotocredit: Sprung Consulting, Pexels